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【辦公自動化教學內容班】

使用Wo地向導

    如果想在創建新文檔時獲得更多的幫助，可以使用Word文檔向導。這些向導將陪伴

    你走過創建文檔的過程，而且在很多時候，它們將確保在新文檔適當的地尤輸入適當的文本。

    向導與位于新建對話坼中喲遵板處于相同的標簽中。向導與模板可以通過向導圖標上的小“魔術棒”來區別旨

    按下面的步驟使用向導來創建一個新文檔：

    1.在“文件”菜單中選擇“新建”以打開新建對話框。

    2.在新建對話框中，選擇想創建的文檔所在的類別標簽（如傳真和信函)。

    3，雙擊相應的向導圖標（例如，在信函和傳真標簽中的傳真向導)將啟動一個使用向導創建文檔的過程。當雙擊向導圖標時，一個介紹性的頁面和關于創建文檔類型過程的說明將隨著向導對- -l一吵p3’一·份「紹性的貝面和關于創建文檔類型過程的諷明犄帆看Inj訂NJ

   如果在使用操作向導中想獲得幫助，可以單宙向導頁面兜的Office助手技鈕tOffice 助手將會顯示對上下文敏感的幫助信息，而這些幫助都是與你正在操作的向導屏幕相關的<可以參閱附B“使用Office2000幫助系統”來獲得Office助手的幫助信息）。

    單擊位于向導屏幕下方的“下一步”按鈕，將使創建過程向下一步進行。

    文檔向導將陪伴你一起渡過整個文檔創建過程。例如，在傳真向導中，會被詢問所偽用的發送傳真軟件和傳真的接收者，如圖

    在完成了文檔的創建過程之后，單擊“完成”按鈕來關閉向導。一個根據在使用向導過程中所選擇的選項而創建的文檔將出現在Word窗口中。圖3-7顯示了一個使用傳真向導創建的新文檔。

    根據所要創建文檔的類別不同，向導的“外觀和感覺”也會有所不同。例如，個人簡歷向導就與信封向導大不相同。最好的方法是認真地閱讀向導的每一頁。要記住，如果選錯了選項，可以單擊“上一步”按鈕回到前一頁。

    保存一個文檔

    不管使用的是空白模板、Word模板還是文檔向導來創建靳文檔，都會希望保存該文檔。保存工作對于操作任何一種軟件都是很重要的。如果不保存Word文檔，在退出Word程廓時，將丟失所有的工作。

    按下面的步驟來保存一個文檔：

    1.單擊Word工具欄中的“保存”按鈕或在文件菜單中選擇“保存”。如果是第一爐保存新文檔，“另存為”對話框將會出現。

    2.在“文件名”框中輸入文件的名字。如果想將文檔保存為Word文檔(.doc）以外的其他格式，單擊“保存類型”下拉箭頭，并從中選擇其他的文件類型。

    3. 單擊“保存位置”下拉箭頭可以將文件保存到其他位置（缺省位置是My Documents)。當選擇了一個驅動器后，驅動器中的文件夾會顯示出來。

    4.雙擊“保存位置”框中的文件夾可以打開該文件夾。

    5.在為新文檔選擇了文件夾和所在位置之后，按“保存”按鈕可以保存文檔。然后將回到Word文檔窗口中。

    在編輯并更新了文檔之后，將希望保存所做的改動。只要單擊“保存”，即可將已經存為文件的文檔的改動保存下來。

    如果想在每次保存對文檔的改動后都保留文檔的備份<與前一次改動后一樣的文檔的版本)，需要在初次保存文檔時的另存為對話框中設置備份選項。1.在另存為對話框的工具欄中選擇“工具”敘令，-并選擇“常規選項儡2.在“常規選項”對話框中，選中“總是創建備”的復選框，并單擊“確定”以返回另存為對話框。

    3.命名文檔，并將它第一次存入合適的位置e

    這時，當使用保存命令來保存對文檔所做的修改時，該文件的一份備份（后綴為.wbk)將被創建。這個備份將是在作出跳動前的文檔的版本。接下來的每一次保存都將用前一個版本的文檔替換掉備份的文件。

    3.6 關閉一個文檔

    在操作完一個文檔后，可能需要保存改動并關閉這個文檔。從“文件”菜單中選擇“關

    閉”將關閉一個文檔。也可以提供單擊文檔窗口右上角的“關閉”按鈕來關閉文檔。如果正在操作多個文檔，關閉一個文檔將不會退出整個Word程序。如果想結束Word的使用過程，可以從“文件”菜單中選擇“退出”。將被詢問是否要保存那些未被保存而做過改動的文檔。單擊“是”將保存這些文件，然后Word程序將被關閉。

    打開一個文檔

    打開一個已經存在的文檔很容易。將發現打開對話框與另存為對話框在許多方面是相同的。

    按下面的步驟打開一個已經存在的Word文件：

    1.在“文件”菜單中選擇“打開”，打開對話框將會出現。

    2.單擊“查找范圍”的下拉箭頭來選擇要打開的文件所在的驅動器，驅動器中的文件夾將顯示出來。

    3.雙擊包含有該文件的文件夾，文件夾中的文件將羅列出來。

    4.單擊文件并單擊“打開”按鈕將打開它。該文件將出現在Word文檔窗口中。 -也可以通過在打開對話框中雙擊一個文件來迅速地打開它。要記住，如果要打開的文本文件或文檔不是以Word文檔(.doc）格式存儲的，應該從“文件類型”下拉框中選好該文件的類型。

    小結

    在本章中，學習了如何創建一個新文檔及基于模板創建文檔，還學習了如何使用向導來創建文檔，如何打開和保存一個文檔。在下一章中，將學習編輯文檔和刪除、復制、移動文本。還將學習如何使用新文件名來保存文件。

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